- 自分でも伝えたいことがまとまらない
- なかなか言っている事が伝わらない
- 仕事に支障をきたしている
こういった方いませんか？
伝えるのが苦手な方には3つの原因があります。
- 【具体的な行動がイメージできない】例えば「お客様のニーズに合わせて」等と漠然としていて具体的な行動が頭に浮かばない。
- 【情報量が多すぎる】細かく伝えるためにたくさんの情報を与えても、相手は覚えていないし、実践できません。
- 【伝えたい情報が絞られていない】情報は重要な3つまでに絞り込む
目次
説明上手になるメリットとは？
職場で仕事の説明をしているのに、相手にうまく伝わらないとモヤモヤしてしまいますよね。
人間関係もうまくいかず転職したいと考えている人も居るのではないでしょうか。
説明上手になる事によって「転職」「就職」「独立」にも活かすことができます。
- お客様や取引先に、自分の考えをスムーズに伝えられ仕事が上手くいく
- 何を考えているかわからないと評価はされにくい
- 面接や企業では説明する力が必要となる
わかりやすい説明とは？
誰を相手にしても、引き込まれるような説明をしたいですよね。
そんな説明の仕方の大事なポイント３つです。
- 要点を3つにまとめる
- 納得させられるパターンを知る
- 動作を使って説明する
全部上げるときりがないので、この3つを軸に説明していきます。
わかりやすい説明のポイント3つの説明
先ほどの「3つにまとめる」「パターンを知る」「動作を使って説明する」について解説していきます。
まず「情報をまとめる」「思考をまとめる」「相手に伝える」この3つが基盤になります。
そしてこの行動一つ一つにも3つの考え方を使ってください。３つの視点からものごとを見てください。
要点を3つにまとめる
まず、情報のまとめ方ですが、3Cというものを知っていますか？
- お客様（Customer）
- 自社（Company）
- 競合（Competitor）
という３つの視点からの考え方です。
これだけに限らず「上、横、下」等物事を３つの視点にわけて情報を整理して、その中から代表天的な要点３つにまとめるのです。
- 「相手」「自分」「周り」
- 「時期」「場」「人間」
- 「頭」「心」「体」
重要な点3つ。
- 情報を増やしすぎない
- 視点を変えて情報を集める
- 3つにまとめるのを実践する
相手を分析する3つの視点
面識のない人がどんな人なのか見極めるにも3つの視点は使えます。
相手を見極める3つの視点はこちら。
- 外見
- 思考
- 性格
人は見た目で判断できないとは、よく言いますが外見にはその人の趣味やどのように見せたいかというのは出ていると思います。
話しているとその人の思想のようなものがわかってきますよね。熱い人なのか冷静な人か等。
性格もはっきりした人も居れば、穏やかな人も居ますこれらを感じ取り合わせた上で分析しましょう。
パターンを知る
パターンとは何か説明していきます。
ポイントは「Why」「What」「How」で考える事です。
例にすると
- なぜそれが欲しいのか
- どのような商品なのか
- どういった時に使おうと思っているのか
- なぜその提案をしたか
- その提案はどういうものなのか
- どうやって実現するのか
- その業務は何故必要なのか
- どういう内容なのか
- その仕事のやりかたは？
このパターンを活用することで、考えをまとめやすくなります。
5Ｗ1Ｈというのはよく耳にすると思いますが、まずはこの3つに絞って使ってください。
「Ｗhy・What・How」「When・Where・Who」に分けて考えるのです。
皆さんが知っている5Ｗ1Ｈですが実際に使っている人というのは非常に少ないと思います。
これで自分の考えをまとめるパターンはわかりましたね。
松竹梅を使う
こちらも有名な手法ですが、相手に自分提案を受け入れ貰う方法です。
飲食店でもサイズや質によって、松竹梅に分けられていますよね。
この場合竹を注文するお客様が多いようです。
なので、例えばお客様に何か売ろうと思う時は竹を基準にそれよりも高くて質の良いものと、それよりも安くて質が劣るものを一緒に提案すると真ん中の商品が選ばれやすいというパターンがあります。
皆さんやりがちなのは、竹の商品説明を細かく一生懸命やるということです。
比較対象がなければ、お客様はなかなかピンときません。
このテクニックを使うとお客様に「わかった」と思ってもらえます。
動作を使って説明する
説明する時に重要な動作は以下の3つになります。
- 最初に３本指を立てて「ポイントを3つ説明します」と言ってしまう
- お互いに同じ資料を見ながら説明する
- 資料の読んでいる部分をなぞりながら説明する
三本指ポーズ
話し始める前に、「これから3つのポイントを説明します」と言って三本指を立てるポーズをしてください。
この時に重要なのは、毎回このポーズを同じものにしてください。
なぜ、同じポーズでないといけないかと言うとこのポーズを取ることによって今まで勉強した説明上手になる方法を呼び起こせるようにするためです。
このポーズを取ることを、スポーツ選手のようにルーティンにするのです。
3つの指はどの指を出しても構いません。
同じ資料を見ながら説明する
次に、何かを説明する時に資料や地図等が容易できる場合はお互いに同じものを見ながら説明しましょう。
例えば道案内をするとき
- 何も見ないで口頭で説明をする
- 自分だけが地図を見て口頭で説明をする
- お互いに地図を見ながら説明をする
何番が一番理解しやすいですか？
このように資料を共有する事によって説明の理解度は大幅に変わります。
目で追わせる
最後は、資料を見ながら説明する時は説明している個所を指や棒などでなぞりながら説明するということです。
何故なぞりながら説明しなくてはいけないか。
- 視覚と意識は繋がっている
- 視覚の集中力がなくなると意識の集中力もなくなる
- 集中力がなくなると話が入ってこない
例えば会議で、ホワイトボードに書かれている文字を指さししながら説明されるとあなたの視線は指に誘導されます。
このように、指さしで相手の視線をコントロールするのです。
仮に、視線をコントロールせずにホワイトボードの内容を読み上げているだけでは聞いている人は意識が途切れて話が入ってこなくなります。
視線をコントロールすることは話に集中させるために大事な動作となります。
私もよく、集中して聞かなくてはと思っていても気づいたら別の事を考えてしまっているなんて経験よくありました。
最後に
これで説明上手になる方法の説明はおわりになります。
では、ポイントをまとめていきしょう。
- [要点を3つにまとめる]４つ以上になると話が入ってこなくなる
- [納得させられるパターンを知る]「松竹梅」や「why・what・how」のテクニックを使う
- [動作を使って説明する]指さしを使って説明をする
説明が苦手な人は
- 仕事でうまくいかない
- 話を聞いてもらえない
そういった経験をされている方は多いのではないでしょうか？
こういった方は
- 説明しても伝わらないので上司に怒られて仕事が辛い
- 話を聞いてもらえないので人と関わりたくない
こんな思考になってしまっていると思います。
こういった方には是非この記事を参考にして実践して欲しいです。
私も前までは、説明が苦手で「何で日本語が通じないんだよ」と思っていましたがこれを意識し応用する事で改善されていきました。
実践、継続することが大事だと思います。皆さんのこれからの人生が明るくなる事を願っています。
長くなりましたが読んでくれてありがとうございます。
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